Jak pomodoro používat?

Trend produktivity se může stát posedlostí. Andrew Taggart, profesor praktické filozofie v Silicon Valley, věří, že touha po dosažení špičkového výkonu je nyní jako náboženství. Jeho velekněží jsou guruové řízení času, specialisté na life hack a trenéři produktivity, jeho učení jsou metody, nástroje a přístupy a jeho následovníci jsou účastníci seminářů a studenti kurzů.

Tento trend podporují blogeři a technologickí lídři: Elon Musk, Tim Cook, Mark Zuckerberg, Bill Gates. Například CEO Applu Tim Cook chodí spát ve 22:30 a vstává ve 3:45. Ráno přečte asi 800 dopisů a v 5 ráno cvičí v posilovně. Generální ředitel Tesly a SpaceX Elon Musk pracuje 80–90 hodin týdně, vypije osm plechovek dietní koly a několik velkých šálků kávy.

Jak Elon Musk rozděluje čas mezi své projekty (Foto: Quora)

Podle Taggarta je to všechno o „Éře buržoazie“ – masivním posunu v pohledu na svět, který začal kolem roku 1800. Nyní jsme všichni buržoazie. Tam, kde aristokraté chválili hrdiny a křesťané svaté, my ctíme důvtipné obchodníky a vizionářské podnikatele.

Po druhé světové válce, s růstem HDP, zaujímá práce ústřední místo v lidském životě. Američané střední třídy si kupují vlastní domy, začínají si vážit pohodlí a technologií a vytvářejí jasné oddělení mezi pracovním a osobním životem. Zástupci generací X a Y si budoucnost představují ještě světlejší a více se soustředí na práci.

Nakonec přijímáme iluzi, že osobní produktivita se rovná štěstí. Pracovní společnost podporuje stálou zaměstnanost a efektivitu, ale nedovoluje vám položit si ty nejdůležitější otázky: „Kdo jsem?“, „Proč to dělám?“, „Jaký je význam denní rutiny?“ Bez přemýšlení a zodpovězení těchto otázek nemá smysl používat metody řízení času a techniky produktivity.

Pokud jasně chápete, proč potřebujete být produktivnější, osvojte si jednorázovou techniku řízení – metodu Pomodoro. Technika Pomodoro vám pomůže soustředit se pouze na jeden úkol a vyhnout se rozptylování.

Techniku vynalezl italský student Francesco Cirillo v roce 1980. Během prvního ročníku se Cirillo učil na zkoušky a nemohl se na studium soustředit. Pak nastavil kuchyňskou minutku ve tvaru rajčete na 10 minut, během kterých by se nerušil od úkolu, a pak si dal pauzu. Francesco si všiml, že je snazší soustředit se na krátké časové úseky a postupem času svou metodu rozvinul do plnohodnotného systému.

Jak funguje technika Pomodoro?

Metoda Pomodoro je vhodná pro studium i práci. Pomodoro je časový úsek 30 minut – 25 minut na práci a 5 minut na odpočinek.

V jednoduché formě to funguje takto:

Udělejte si seznam úkolů pro daný den a vezměte v úvahu své priority.
Zapněte časovač na 25 minut a začněte pracovat.
Po 25 minutách si dejte 5-10 minut pauzu. Odpočiňte si v práci, zacvičte si nebo si osvěžte pití.
Po čtyřech pomodorech si dejte dlouhou pauzu na 15-20 minut.
Pokračujte v práci po dobu 25 minut. Po dokončení úkolu jej odškrtněte a přejděte k dalšímu.

Nejčastěji vypadá časovač Pomodoro takto (Foto: bakunin.com)

Proč používat metodu Pomodoro

Metoda Pomodoro vám pomůže udělat více za méně času. Zároveň to využívají i workoholici: omezují se, aby si odpočinuli. Například autorka článku o habr zkrátila pracovní den z 10 na 5 hodin a ve volném čase se věnuje manželovi, koníčkům a četbě.

Když si zvyknete pracovat na časovači, pomůže vám to pochopit hodnotu vašeho času, budete produktivnější, naučíte se zvládat očekávání, budete si budovat sílu vůle a zabráníte vyhoření.

Znáte cenu svého času. Váš čas je cenný, ať už za něj zaplatíte nebo ne. Tato technika vám pomůže vypočítat náklady na váš čas a naplánovat si pracovní den. Pokud se naučíte přemýšlet o úkolech v pomodoro termínech, budete schopni plnit termíny a cíle a udržovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.

Zvyšte produktivitu. Tato metoda vám pomůže soustředit vaši pozornost, abyste dosáhli více za stejnou dobu. Soustředíte se na jeden úkol a spravujete rozptýlení: nerozptylují vás hovory, e-maily ani vedlejší úkoly.

Ovládejte očekávání. Přesněji odhadnete, jak dlouho bude trvat dokončení konkrétního úkolu. Pokud víte, že osmihodinová práce znamená 16 pomodoros s přestávkami a nestihnete je udělat za jeden den, pak neoklamete sebe ani ostatní. Budete schopni řídit svá vlastní očekávání a očekávání svého manažera, mentora a kolegů.

Můžete si vytisknout nebo použít digitální verzi kluzáků Pomodoro (Foto: Etsy)

Trénujte svou vůli. Soustředíte se na své cíle, protože se tak rozhodnete. Nepřenášíte odpovědnost na blokátory stránek, pomáhající služby a další lidi.

Předcházet vyhoření. Plánované krátké přestávky eliminují pocit „v pasti“ a šetří síly a zdroje. Pokud se budete držet této techniky, nepřepracujete se ani se nespálíte.

Když vám metoda Pomodoro nepomůže

Technika Pomodoro pro vás není vhodná, pokud:

Máte „plovoucí“ formát práce – úkoly začínáte a končíte v různých časech. Například projektový manažer nebo obchodní manažer.
Chcete-li pracovat, musíte vstoupit do stavu flow – duševního stavu, ve kterém jste zcela zapojeni do procesu. Například spisovatelé a umělci se často dostávají do stavu plynutí.
Pokud pracujete v týmu na společném úkolu.
Potřebujete mnohem více času, abyste se soustředili na úkol a pochopili ho.

Jak se vypořádat s rozptýlením

Pomodoro vám pomůže soustředit se na úkol, ale stále se objevují rozptýlení. Pokud vás během 25 minut vyruší, zaškrtněte v seznamu vedle aktuálního úkolu. Až dokončíte všechny věci na seznamu, zkontrolujte si známky a přemýšlejte:

Proč jsi roztěkaný?
Stálo to za to?
Co by se stalo, kdybyste nebyli rozptylováni?
Jak se příště vyhnout rozptylování?

Pokud potřebujete odejít, zastavte časovač a dejte si pauzu. Po návratu znovu spusťte časovač a pokračujte v práci na nedokončeném úkolu. Pamatujte: časovač není všelék, ale snažte se nenechat rozptylovat.

Pokud je pro vás obtížné si na práci v tomto formátu zvyknout, zkuste si na pozadí přehrát video ve stylu Study with me. Blogeři po celém světě používají metodu Pomodoro a nahrávají se na video.

Aplikace Pomodoro pro smartphone a počítač

Počítač

Pomodoro Tracker – jednoduchý časovač pro prohlížeč
Online časovač “Pomodoro” – časovač založený na prohlížeči se seznamem a historií úkolů
“Pomodoro Timer” – online časovač s aplikací pro MacOS

Android

Pomodoro Timer – jednoduchý časovač s moderním designem
Focus Timer Reborn – časovač se statistikami a analýzou výkonu
Pomodoro Smart Timer – časovač a tracker v jedné aplikaci

iOS

Flat Tomato – pohodlný časovač s jednoduchým moderním designem
Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List – časovač a seznam úkolů v jedné aplikaci
Plantie je časovač s krásnou gamifikací: pokud se nenecháte rozptylovat, vyroste strom

Desítky úkolů, jeden účinkující a osmihodinová pracovní doba. Jak vše zvládnout, aniž byste se zbláznili a na něco nezapomněli? Na Ukrajině asi dobře znají odpověď na tuto otázku: podle Google Trends pro rok 2019 jsme „pomodoro“ hledali 3x častěji než „time management“. Pomodoro je technika řízení času, která vyžaduje pouze chytrý telefon, poznámkový blok a pero. Worksection se snažil přijít na to, jak být úspěšný s pomocí kuchyňského časovače, který pravděpodobně nebude mít rád Pomodoro, a co dělat, když vás v kanceláři vyruší plán „Pomodoro“.

Co je plánovací technika Pomodoro a proč je potřebná?

Nyní je Francesco Cirillo vlastníkem Cirillo Consulting, certifikovaného průvodce systémem Pomodoro. Ale v 80. letech byl student a chtěl věnovat studiu minimum času. Francesco se rozhodl provést experiment – rozdělit práci na domácím úkolu do stejně krátkých časových úseků. Pro sebeovládání si vzal kuchyňskou minutku ve tvaru rajčete, která se spustila na 10 minut. Cirillo si všiml, že mu to usnadnilo soustředit se na úkol, protože věděl, že po deseti minutách si může odpočinout. Tak vytvořil Francesco základ techniky řízení času Pomodoro. Tato technika dostala svůj název podle časovače „rajče“: „pomodori“ v překladu z italštiny znamená „rajče“.

Francesco postupem času vyvinulo Pomodoro do plnohodnotného systému: intervaly provozních dob se například zvýšily na 25 minut. Více o moderní verzi této techniky jsme psali v částech „6 pravidel Pomodoro“ a „Jak hodnotit efektivitu práce Pomodoro?“

Ve své nejjednodušší podobě funguje technika Pomodoro takto:

Udělejte si seznam úkolů, které je třeba udělat v blízké budoucnosti (například za týden). Takové úkoly se nazývají aktivní.
Ze seznamu aktivních úkolů vyberte ty, které chcete dnes udělat. Přidejte je do svého seznamu denních úkolů.
Seřaďte své úkoly pro daný den od nejvyšší po nejnižší prioritu.
Nastavte časovač na 25 minut. Začít!
Uplynulo 25 minut – dejte si 5-10 minutovou pauzu. Po 4 pomodoro si udělejte úplnou přestávku 15–20 minut.
Opakujte kroky 4 – 6, dokud nedokončíte všechny úkoly na seznamu pro daný den. Za každé pomodoro vynaložené na úkol označte křížkem vedle něj. Uzavřené úkoly škrtněte.

Skvělé, hned na začátku článku jste zvládli techniku Pomodoro! Pokud chcete znát nuance používání technologie, nevýhody a vlastnosti její implementace v kancelářské práci, čtěte dále.

Co je na technice Pomodoro dobrého?

Pracujete na konkrétním úkolu. Existuje menší riziko rozptýlení a multitaskingu, protože víte, že za 25 minut bude přestávka.
Uděláte více za méně času. Naší oblíbenou zásadou v Worksection je: „Udělejte více tím, že uděláte méně.“ A v Pomodoro tento princip vypadá trochu jinak: „Udělejte více za méně času.“ Nerozptylujete se jinými úkoly a sociálními sítěmi, což znamená, že nepřetěžujete svůj mozek zbytečnými informacemi.
Můžete analyzovat, jak efektivně jste úkol dokončili. Na rozdíl od jednoduchého odškrtávání dokončených úkolů v poznámkovém bloku můžete na konci dne vidět, kolik času trvalo dokončení každého úkolu. Například jeden z úkolů mohl být příliš velký a strávili jste nad ním celý den. Je lepší rozdělit takový velký úkol na několik malých (to bylo napsáno v části „Pravidla a principy technologie“).
Vidíte přímou souvislost mezi cílem a úkoly k jeho dosažení. Cíle se dosahuje po malých krocích (úkolech) a vy rozumíte, v jaké fázi cesty se nacházíte – podle počtu úkolů, které za den odškrtnete.
Techniku si můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovala vašemu rytmu a potřebám. Například prodlužte dobu trvání pomodora nebo přestávky. Můžete také přesunout svou dlouhou přestávku na oběd, pokud používáte Pomodoro v kanceláři.
Naučíte se kompetentně plánovat úkoly na den. Při plánování dne s Pomodoro si vybíráte úkoly s nejvyšší prioritou a předpovídáte, jak dlouho bude každý úkol trvat.

Je pro vás technika Pomodoro to pravé?

Technika Pomodoro je pro vás nejpravděpodobnější, pokud:

práce pro dlouhé úseky monotónní činnosti – například retušér fotografií.
nejsou spojeni se skupinou kolegů – například nezávislým copywriterem.
snadno se zapojíte do práce na novém úkolu.
Rychle vás omrzí dělat stejný úkol.

Technika Pomodoro pro vás pravděpodobně nebude fungovat, pokud:

povaha vaší práce znamená různé počáteční a koncové body – například obchodní manažer v call centru.
K efektivní práci potřebujete stav plynutí – jako umělec nebo spisovatel.
pokud pracujete v kanceláři s týmem, třicetiminutová pomodora nefungují, pokud s vámi chce kolega probrat úkol nebo vás šéf zavolá na urgentní schůzku.
pracujete ve spojení s kolegou (skupinou kolegů) – například programátory, kteří pracují s technikami párového programování. Existuje i opačný názor – například ve studii z roku 2008 „Technika Pomodoro pro udržitelné tempo v týmech extrémního programování“ autoři vysvětlují, jak Pomodoro pomáhá dosáhnout stabilního tempa práce v extrémním programování (XP).
potřebujete hodně času, abyste se soustředili na úkol.

6 pravidel Pomodoro

Pravidlo č. 1. Veďte si seznam úkolů.

Když Francesco poprvé přišel s Pomodorem, nenaplánoval si své denní aktivity. Cirillo spustil časovač a vyřešil problémy, které nastaly „pro včerejšek“. Můžete udělat totéž. Seznamy aktivních úkolů a úkolů pro daný den však poskytují několik výhod: vidíte plný rozsah práce pro blízkou budoucnost, víte, co je nejvyšší prioritou, a vědomě směřujete k cíli.

Pravidlo č. 2. Rozdělte svůj pracovní den na pomodoros.

Například standardní osmihodinový pracovní den se rovná 14 pomodoros. Sestavením seznamu úkolů na daný den předem vyhodnotíte, kterým úkolům věnovat více času, kterým věnovat méně času a které byste měli odložit na zítra.

Pravidlo č. 3. Upravte dobu trvání pomodoro podle svých potřeb.

Pokud nemáte dostatek času soustředit se na úkol, zkuste úměrně prodloužit dobu trvání pomodoros a přestávek: například pracujte 50 minut, odpočívejte 10–20 minut. Pokud je na vašem denním seznamu spousta drobných úkolů, jako je třídění e-mailů a telefonování klientům, pak zkuste úměrně zkrátit pomodoro a čas odpočinku: 15 minut práce a 4 – 5 minut přestávka. Také malé úkoly lze seskupit do jednoho „pomodoro“.

Pravidlo č. 4. Přestávky jsou povinné.

Bez ohledu na to, jak přizpůsobíte techniku, jsou nutné přestávky: 5 – 10 minut po pomodoru, 15 – 20 minut po čtyřech pomodorech za sebou. Hlavní podmínkou pro pořádnou přestávku pomocí techniky Pomodoro není žádná duševní práce. Pijte kávu, svačinu, procházku po kanceláři nebo si poslechněte nový track Billyho Eilishe.

Pravidlo č. 5. Vyrušeni z práce? Zastavte časovač.

Pokud vás vyruší práce, zastavte časovač a vyřešte otázku, poté zapněte časovač a pokračujte v práci na pomodoru. Složitější verze pravidla – když jste vyrušeni z práce, časovač se spustí znovu.

Pravidlo č. 6. Nevypínejte časovač předčasně.

Pokud jste již nějaký úkol splnili a na časovači zbývá čas, naplánujte si úkoly na další den, proberte pracovní problém s kolegy nebo „pomodoro“ uzavřete malým úkolem.

Co byste měli dělat, když vás někdo nebo něco rozptyluje při práci s Pomodoro?

Začít používat techniku Pomodoro je jako vytvořit si pozitivní návyk. Prvních pár týdnů práce s Pomodoro vám s největší pravděpodobností zabere adaptaci. Stejným způsobem procházejí společnosti při implementaci CRM nebo sledování času.

V tomto adaptačním období budete často rozptylováni naléhavými hovory nebo kolegy. Říkáme vám, co dělat, aby vaše efektivita neutrpěla.

Pokud někdo rozptyluje

Řekněte svému partnerovi, že právě teď řešíte problém, a navrhněte čas, kdy můžete prodiskutovat problém, který se objevil. S největší pravděpodobností to bude během vaší přestávky, nebo můžete část příštího pomodora odložit na diskusi.
Nahrajte schůzku (pokud je v kanceláři) nebo připomenutí hovoru na svůj smartphone.
Po dokončení Pomodora se s danou osobou setkejte nebo jí zavolejte a nabídněte její projednání.

Pokud vás něco rozptyluje

Pokud stále pracujete v rámci Pomodoro, ale máte naléhavý úkol, označte jej na listu naproti úkolu (například hvězdičkou „*“). Označte si tento naléhavý úkol na svém seznamu pro daný den a po dokončení pomodora s ním začněte. Úkol, na kterém jste původně pracovali, je standardně považován za prioritu před novými.

Pokud jste museli úkol opustit a přejít k jinému, naléhavějšímu, označte nedokončený úkol (například pomlčkou „-“). Tyto značky vám pomohou pochopit, proč bylo na seznamu více úkolů, než bylo původně na seznamu, a proč na konci dne stále zůstávaly nedokončené úkoly.

Jak vyhodnotit účinnost techniky Pomodoro?

Aby bylo možné vyhodnotit efektivitu práce, rozdělte pracovní dobu v „pomodoru“ na několik částí tak, aby na začátku a na konci pracovní doby zbývalo 3 až 5 minut:

na začátku – pochopit, co jste dělali předtím, vstoupit do proudu;
na konci – abyste pochopili, co jste teď dělali.

Aplikace a služby Pomodoro

Windows

TeamViz je bezplatný časovač a správce úloh.
Tomighty je časovač, který tiše běží na hlavním panelu ve spodní části.

Android

pomodoro časovač je volný časovač s minimalistickým designem. Bonus – o přestávce nabízí pětiminutový gymnastický program.
Clockwork Tomato je desktopová aplikace a widget.
Pomotodo je skvělý časovač se schopností analyzovat statistiky.

iOS

Flat Tomato je časovač se skvělým designem a nákupy v aplikaci. Můžete jej používat i bez nich.
Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List – Pomodoro časovač a seznam úkolů v jedné aplikaci.

V prohlížeči

Tomato’Clock je rozšíření pro Google Chrome. Ve výchozím nastavení je délka „pomodoro“ standardní (25 minut práce a 5 minut odpočinku), každý z parametrů můžete nakonfigurovat.
Pomodoro clock je rozšíření pro Mozilla Firefox. Nejjednodušší z časovačů „Pomodoro“, o kterých mluvíme v tomto článku. Kód rozšíření je k dispozici na GitHubu.
Worksection je systém řízení projektů. Možnost pro ty, kteří chtějí udělat hodně a rychle, ale pro které se Pomodoro nehodí. Uvnitř je mnoho užitečných nástrojů: time tracker pro sledování času a výpočet mezd, reporty pro analýzu efektivity práce a rozdělení úkolů podle priorit.